Mestrado em Museologia 2004/2005
 
 

Textos de Apoio

Rosana do Nascimento - Atenção novos textos

 

 

Textos de apoio Para o Seminário

SISTEMA DE NUMERAÇÃO

DOCUMENTAÇAO MUSEOLÓGICA

ÉTICA DE AQUISIÇÕES

Documentação Museológica: teoria para uma boa prática, Helena Dodd Ferraz

INVENTÁRIO

MARCAÇÃO DOS OBJETOS

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS

CURSO DE MUSEOLOGIA

FCH 337 - CLASSIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

PROFª.: ROSANA ANDRADE DIAS DO NASCIMENTO

 

SISTEMA DE NUMERAÇÃO

 

 

O sistema de numeração é um procedimento que permite o controle e a segurança dos objetos na instituição museu, isto porque, através do sistema de numeração podemos controlar as coleções quantitativamente e os desdobramentos  que possam existir em conjuntos e pares.

 

E importante registrar que se não um  número colocado sobre cada  um dos objetos o sistema de documentação não pode funcionar, pois é o número de registro , que possibilita a identificação das informações preservadas nos instrumentos estabelecidos pelo museu.

 

O sistema de numeração utilizado pelo museu , deve assegurar a aplicação de um número para cada objeto e o controle dos conjuntos e pares que podem constituir uma peça do acervo, o número de registro tem que ser marcado na peça, caso contrário não como controlar os números.

 

Cada museu vai definir qual sistema de numeração mais adequado para o acervo que possui, assim, é o acervo que vai nos dizer qual o sistema mais apropriado e que venha a responder as necessidades da coleção. Desta formasse faz necessário um conhecimento dos objetos e suas características  para a escolha do tipo de numeração.

 

O sistema possui vários tipos de numeração, a saber: corrido, alfa numérico, bipartido, binário sequencial e tripartido , deve-se escolher um tipo  de  numeração para toda a coleção, independente  da variedade de objetos que possamos ter no acervo.

 

Sistema corrido

 

É o sistema de numeração mais simples, conhecido também, como sistema de um número, isto porque, a única informação que é possível preservar através desse sistema é o número de registro do objeto, de forma sequenciada, e o controle dos desdobramentos de conjuntos ou pares existentes na coleção.

 

Exemplo: 001.....002....003...004.....005....006......007.....008...009

 

Os desdobramentos ocorrem quando temos que estabelecer o controle dos conjuntos e pares, visto que, nenhum objeto pode ficar no museu sem ter a sua numeração, então fazemos o controle com números ou letras , logo após o número de registro que relaciona o objeto.

 

Exemplo:      001.1....001.2...001.3....001.4....001.5   ou com letras

 

                      001.a ....001.b.....001.c....001.d.....001.e

 

Sistema Alfa Numérico

 

Esse sistema é o mais usado nos museus, isto porque , através desse sistema podemos preservar duas  ou três informações, que são fundamentais para o acervo, a sigla da instituição, o número de registro e os desdobramentos quando temos.  (com letras ou com números, a opção e por uma forma que o sistema apresenta e não fazer junções dos modos de desdobramentos)

 

Exemplo:      Museu de Arte, objeto de número 1

 

                     MA001.....MA002....MA003.....MA004.....MA005

 

                     Desdobrando: MA001.1...MA001.2...MA001.3

                                             MA001.a...MA001.b...MA001.c

 

 

Sistema Bipartido

 

É conhecido como sistema de dois números, podemos trabalhar com dois tipos de bipartido, a primeira opção contendo o ano de produção do objeto, o número de registro e os desdobramentos, a segunda opção é composta do ano de entrada da peça no museu, o número de registro e os desdobramentos. Importante registrar que toda vez que muda o ano de produção ou de entrada das peças, temos que zerar  o número de registro e o número seguinte ,começa com 001 novamente.

 

Exemplos: 1ª Opção

            

                   Ano de Produção: 1888             objetos:  001, 002, 003

                   Ano de produção: 1889             objetos:  001, 002, 003

                   Ano de produção: 1890             objetos:  001, 002, 003

 

Como fica o número de registro:   88.001       89.001      90.001

                                                      88.002       89.002      90.002

                                                      88.003       89.003      90.003

 

Desdobramentos: 88.001.1.....88.001.2.....88.001.3......88.001.4

 

                 2ª opção:

                            

                    Ano de entrada: 1998       objetos: 001...002...003....

                    Ano de entrada: 1999       objetos: 001...002...003....

                    Ano de entrada : 2000      objetos: 001...002...003....                                 

                           

Como fica o número de registro: 98.001      99.001           00.001  

                                                     98.002      99.002         00.002

                                                     98.003      99.003         00.003

 

Sistema Binário SEQÜENCIAL

 

 

O sistema binário sequencial , foi criado para responder a questão do bipartido que zerava a cada mudança de ano, assim, esse sistema é sequenciado, o que significa que não importa a mudança de ano de entrada ou de produção a numeração será sempre corrida.

 

Exemplo:   ano de produção:  1889         objetos:  001...002...003

                                                   1890                         001...002...003

1891                                             001...002...003

 

Como fica o número de registro: 89.001

                                                     89.002

                                                     90.003

                                                     90.004

                                                     91

 

Sistema tripartido

 

Esta sistema trabalha com a numeração em forma de lote, isto porque, através do número de registro busca-se classificar o acervo por unidades como coleção ,doador, material....etc.,sendo que, a cada mudança do código de classificação é zerado o sistema.

 

Exemplo: Tripartido por coleção                    objetos                      ano de entrada

 

                 l. coleção de porcelana                001...002...003....                     1992

                II. coleção de prataria                   001....002...003                        1992

                III. coleção de mobiliário               001...002....003                        1993

                IV. coleção de indumentária         001...002...003...                      1994

 

Como fica o número de registro:

                                                    92.I.001

                                                    92.I.002

                                                    92.II.001

                                                    92.II.002

                                                    92.II.003

                                                    93.III.001

                                                    93.III.002

 

Quando há desdobramentos proceder como foi explicado para os outros sistemas, importante lembrar que todos os itens trabalhados no número de registro serão marcados no objeto, através do procedimento de marcação.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA

FCH – 337-CLASSIFIÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

Profa.  Rosana Nascimento

 

 

 

 

DOCUMENTAÇAO MUSEOLÓGICA

 

 

 

 

Documentação museológica  pode ser definida como sendo um processo  técnico , que objetiva o registro e catalogação de  toda a informação referente ao acervo de um museu .Assim, um museu que não mantém atualizado e em bom estado as informações relativas a seu acervo que estão registradas no sistema documental, deixa de cumprir uma de suas principais funções, ou talvez a mais importante, que é a preservação das informações do acervo através dos procedimentos técnicos estabelecidos na ação documental museológica.

 

O sistema documental museológico é composto de procedimentos e instrumentos que são usados para permitirem os registros de cada objeto, tais como: a geração de documentos para as aquisições de acordo com cada modo de aquisição (coleta, doação, legado, empréstimo, compra, depósito e permuta),sistema de numeração, marcação, inventário, fichas de identificação e de localização, índice remissivo.)

 

Além da geração da documentação técnica museológica ,que  é elaborada e de responsabilidade do museólogo documentalista, é bom registra que o objeto deve ao ingressar numa coleção de museu possuir a documentação que prova a sua autenticidade, tais como, cartas, recibos de compra e venda, cópia de testamento ou carta de doação, esses documentos devem ser arquivadas no museu , a partir  do momento que a instituição passa a ter a posse do objeto.

 

Com relação aos modos de aquisição  cada documento de posse e feito pelo museu, de acordo com a forma de ingresso do objeto, por exemplo, no caso de doações  realizar o Termo de Doação e registrar em cartório, legados  solicitar a cópia do testamento do doador juntamente com os objetos que serão incorporados ao arquivo documental da instituição, compra  de um objeto pelo museu, é necessário a apresentação de faturas e recibos que comprovem a realização da transação comercial pelas partes envolvidas na compra, coletas como essa aquisição e direta, isto é feita por pesquisadores quando em expedições científicas e arqueológicas a documentação de entrada é aquela gerada em campo pelo pesquisador e que deve ser arquivado no museu.

 

Quando um museu recebe um objeto em caráter de empréstimo passa a ter a responsabilidade pelo objeto até a sua devolução, assim é importante que se avalie a documentação de origem, a numeração do objeto, e principalmente o estado de conservação da peça que se está recebendo , o seguro, as condições estabelecidas no Contrato de Comodato entre as partes e suas clausulas .

 

O registro dos objetos em empréstimo deve ser feito em separado  da documentação  museológica dos objetos da coleção permanente do museu, assim  é necessário a criação de uma documentação de empréstimo, que compreende Formulário de solicitação de Empréstimo, Etiqueta numérica de empréstimo, Contrato de Comodato e Livro de Registro de Empréstimo.

 

Verifica-se que o processo documental necessita da criação de um sistema de registro, sendo que , cada museu a depender do seu acervo ,cria o seu sistema objetivando responder as necessidades dos objetos da sua coleção, permitindo a identificação e o controle dos objetos que estão na instituição em caráter permanente e temporário, o que significa que nenhum objeto pode estar no museu sem documentação técnica museológica.

 

Na base de todo sistema de documentação museológica, devemos estabelecer os seguintes instrumentos técnicos :

 

-         identificação das aquisições - documentação provisória para estudo e posterior aquisição ( e );

-         elaboração dos documentos para a posse legal de acordo com as formas de entrada dos objetos;

-         escolha de um sistema de numeração;

-         marcação;

-         inventário;

-         ficha de identificação;

-         ficha de localização com planta baixa;

-         dossiê da coleção ou do objeto;

-         documentação áudio visual;

-         documentação de empréstimo.

ÉTICA DE AQUISIÇÕES

 

(Publicação do International Council of  Museuns)

 

 Em abril de 1970 um grupo de peritos do ICOM(Conselho Internacional de Museus) se reuniu em Paris , para estudar o problema das regras de ética  concernentes as aquisições dos museus. Como resultado deste encontro , foram adotadas pelo ICOM diversas recomendações, baseados nos seguintes princípios  

 

          “Qualquer que seja a  especialidade ou categoria do Museu, qualquer que seja o lugar em ele se situe no mundo, certos princípios éticos e de integridade profissional devem ser aplicados por aqueles que são encarregados das aquisições. Isto significa que a origem de todo objeto a ser adquirido, qualquer que seja a sua natureza, deve ser documentado devidamente. Este princípio  serve não só para  o objeto “artístico”, como também,  para o “arqueológico”, “etnológico”, “histórico” ou pertencente as ciências naturais.

  

RECOMENDAÇÕES DO  ICOM

  

1.      O Museu hoje não é mais um simples depósito de objetos. Ele tem por missão adquirir objetos dentro do programa específico  de:

a)     pesquisa científica;

b)     educação;

c)      preservação;

d)     valorização da herança nacional e internacional, natural e cultural

 

2.Alguns museus podem cobrir todos os itens  deste vasto programa, enquanto que outros se especializam em certos pontos. Em conseqüência disto, um objeto só será adquirido se ele estiver  enquadrado dentro dos objetivos do museu tal como foram descritos no programa citados.

 

3.O objeto que se pretenda adquirir pode ser enquadrado num vasto esquema de categorias, cujos extremos podem ser assim definidos:

 

          

 

 

a)Objetos reconhecidos pela ciência ou pela comunidade na qual possuem plena significação cultural, tendo uma qualidade única .

 

           b)os objetos que embora não sendo necessariamente raros, tenham um valor que derive de seu meio ambiente cultural e natural.

 

 

4.O objeto só tem significação (cultural ou científica) se estiver documentado por completo. Nenhuma aquisição  deveria ser feita sem a documentação embora algumas exceções possam ser admitidas no caso de certos objetos que se aproximam da definição dada no parágrafo 3 a.

 

 

5.Na maioria dos casos, é durante as missões de pesquisa científicas, que se pode efetuar as aquisições diretas de maneira mais adequada. Estas  missões podem ter lugar no país de origem ou estrangeiro ,neste último caso, elas devem ser feitas de acordo com as leis do país estrangeiro e com a cooperação do país de origem.

 

6.As aquisições diretas podem ser feitas em cooperação com um museu ou uma instituição responsável pela proteção do patrimônio  nacional, no país de origem dos objetos pesquisados. Os mesmos princípios podem ser aplicados  aos objetos que se enquadram na definição dada no parágrafo 3 a .

 

7. O objeto adquirido diretamente tem a possibilidade de ser  bem documentado, o mesmo não pode ser dito para aqueles  que são adquiridos indiretamente.  Enquanto que as aquisições diretas ,efetuadas de acordo com o que está implícito

nos parágrafos 5 e 6, estarão de acordo com as normas éticas, os processos indiretos por outro lado, correm o risco de não estarem de acordo com as mesmas normas.

 

8.As aquisições indiretas que compreendem doações e legados, são em geral adquiridas através de um ou de vários intermediários ,quando um museu se acha obrigado a adquirir um objeto indiretamente , ele deve sempre fazer obedecendo as leis e interesses do país de procedência ou do país de origem

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA

DISCIPLINA- FCH 337- CLASSIFIÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

  

Documentação Museológica: teoria para uma boa prática

Helena Dodd Ferraz

  

Os  museus, assim como a própria Museologia, estão voltados, basicamente, para a preservação, a pesquisa e a comunicação das evidências materiais do homem e do seu meio ambiente, isto é do seu  patrimônio cultural e natural.

A função básica de preservar, lato senso, engloba  as de coletar/adquirir, armazenar, conservar e restaurar aquelas evidências, bem como, a de documentá-las. A função de comunicar abrange as exposições, as atividades educativas, as  publicações e outras formas de disseminar informação, enquanto que a de pesquisar está presente, em maior ou menor grau, em todas as atividades.

Ao enfocar os museus a partir das suas funções, constata-se que são instituições estreitamente ligadas à informação de que são portadores os objetos e espécimes de suas coleções. Estes, como veículos de informação, têm na conservação e na documentação as bases para se transformar em fontes para a pesquisa científica e para a comunicação que, por sua vez, geram e disseminam novas informações.

  

O QUE É DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA

 

 

A documentação de acervos museológicos  é o conjunto de informações sobre cada um dos seus itens  e, por conseguinte, a preservação e a representação destes por meio da palavra e da imagem (fotografia) .Ao mesmo tempo, é  um sistema de recuperação de informação capaz de transformar, como anteriormente visto, as coleções dos museus de fontes de informação em fontes de pesquisa científica ou em instrumentos de transmissão de conhecimento.

Trata-se de vasto campo de aplicação da Museologia que, sobretudo na literatura produzida nos Estados Unidos, se confunde com o que denominam “registration” e que ao nosso ver é um dos componentes principais do sistema de documentação.

A documentação exerce ou deveria exercer, nos museus, um papel primordial e, em alguns países sua importância vem sendo gradativamente reconhecida na medida em que o corpo prático - teórico da Museologia se torna menos empírico e em os museus passam a atuar mais como instituições sociais, criadas para prestar serviços a uma comunidade por ela legitimadas. No presente trabalho, procuraremos abordar o tema sob dois aspectos e com base na nossa experiência em museu de história, o Museu Histórico Nacional.

 

 Em primeiro lugar, enfocaremos a complexidade e a riqueza das informações  de que são portadores os objetos criados pelo homem, as quais requerem dos museus o desenvolvimento de sistemas de documentação igualmente complexos. A seguir, os pré- requisitos para a implantação de eficientes sistemas de documentação são analisados.

  

A ESTRUTURA INFORMATIVA DOS OBJETOS

 

 Os objetos produzidos pelo homem são portadores de informações intrínsecas e extrínsecas que, para uma abordagem museológica, precisam ser identificadas .

As informações intrínsecas são deduzidas do próprio objeto, através da análise das suas qualidades físicas. As informações extrínsecas denominadas  por MENSCH (1) de informações documental e contextual, são aquelas obtidas de outras fontes que não o objeto e que só muito recentemente vêm recebendo mais atenção por parte dos encarregados de administrar as coleções museológicas. Elas nos permitem conhecer os contextos nos quais os objetos existiram funcionaram e adquiriram significados e são, geralmente, fornecidas quando da entrada dos objetos no museu e/ou através das fontes bibliográficas e documentais existentes.

Quanto às categorias de informação a serem identificadas a partir dos próprios objetos ou de outras fontes, MENSCH (2 e 3) distingue três aspectos básicos:

 

1)      Propriedades físicas dos objetos –( Descrição Física)

 

    

a)      composição, material

b)      construção, técnica

c)      morfologia, subdividida em :

 

-         forma espacial, dimensões

-         estrutura da superfície

-         cor

-         padrões de cor, imagens

-         texto, se existente

 

2)      Função e significado - (Interpretação)

 

a)      significado principal

-         significado da função

-         significado expressivo –valor emocional

 

b)      significado secundário

-         significado simbólico

-         significado metafísico

  

3)      História

 

a)      gênese – processo de criação no qual idéia e matéria se transformam num objeto

b)      uso : 

-         inicial, geralmente de acordo com as intenções do criador ( fabricante)

-         reutilização

 

c)      deterioração (marcas do tempo)

 

-         fatores endógenos

-         fatores exógenos

 

d)      Conservação, restauração

 

Cada objeto pode ser descrito e analisado por essa matriz tridimensional, sistemática que nos leva  a redimensionar o papel da documentação nos museus como suporte à pesquisa científica  e à comunicação. Não basta descrever fisicamente o objeto, é preciso reconstruir sua história. Esta, segundo MENSCH (2), pode ocorrer em três diferentes contextos que se inter – relacionam e apresentam funções próprias, conforme abaixo diagramado:

 

 

CONTEXTO PRIMÁRIO                                          CONTEXTO SECUNDÁRIO

 

 

                   U                                                                                      PE

P                                  M                                               PR                                  C

                                                                                       

 

                                                                                             

     P = produção                                                               PR =produção

     U = uso                                                                         PE = pesquisa

     M = manutenção                                                          C= comunicação

 

 

CONTEXTO ARQUEOLÓGICO

 

A  essa altura parece que nos perdemos. Aonde queremos chegar com toda essa discussão? Vejamos, por etapas:

 

1-      um objeto, ao longo de sua vida, perde e ganha informações em conseqüência do uso, manutenção, reparos, deterioração. Perdas e ganhos esses que se tornam mais acentuados quando há mudanças de um contexto para outro. Podem mudar de lugar, de     proprietário, de função e suas propriedades físicas, também se modificam. E é esse       conjunto  de informações sobre um objeto que estabelece seu lugar e importância    

 

 

       dentro de uma cultura e que o torna um “testemunho”, sem o qual  seu valor histórico,

       estético, econômico, científico, simbólico e outros é fortemente diminuído.

 

2-      um objeto, ao entrar para o contexto museológico, continua a ter vida e, por conseguinte, a ter uma história a ser documentada. Nos museus, ele também, ganha informação através, sobretudo, de  pesquisas e da reutilização ( exemplo: exposição) e perde informação quando por exemplo, é restaurado ou privado de sua função original.

 

 

3- a  maior parte das informações a serem identificadas são extrínsecas  e, portanto, difíceis      e muitas vezes impossíveis de serem resgatadas porque, na maioria das vezes, jamais foram registradas em fontes de informação textuais ou iconográficas. Ora, tudo isso nos leva ao tópico seguinte deste trabalho, que trata da complexidade de um sistema eficiente de documentação de coleções museológicas.

 

 

SISTEMAS DE DOCUMENTAÇÃO MUSEOLÓGICA

 

 

Os sistemas de documentação museológica , eqüivalem aos que em Biblioteconomia e na Ciência da Informação recebem a denominação de “sistemas de recuperação de informação” e que em linhas gerais se definem como :

 

OBJETIVOS:- conservar os itens da coleção

        - maximizar o uso da informação contida nos itens

                        - maximizar o acesso aos itens

 

 

FUNÇÃO: estabelecer contato efetivo entre as fontes de informação (itens) e os usuários,   

                   isto é, fazer com que estes, através de informações relevantes, transformem  

                   suas estruturas cognitivas ou os conjuntos de conhecimentos acumulados.

 

 

COMPONENTES :  - Entradas – seleção e aquisição                                                                                                                                                         

                   

                    -  Organização e controle –  - registro

                                                                  - número de identificação/marcação 

                                                                   - armazenagem/localização

                                                                   -classificação/catalogação

                                                                   - indexação

 

 

SAÍDAS : - recuperação

-         disseminação

 

 

 

 

Trabalhando no sistema, o museólogo exerce o papel de intermediário entre os indivíduos e o acervo, e tem, como tarefas básicas :

 

a)      armazenar informações sobre os objetos, individualmente;

b)      completar estas informações através da literatura e de outras fontes documentais existentes, e do registro fotográfico;

c)      torná-las acessíveis aos usuários: museólogos, curadores, pesquisadores, administradores e público em geral.

 

Ao  nosso ver, entretanto, além da complexidade natural de todo e qualquer sistema de informação, os sistemas de documentação museológica apresentam aos museus e respectivas equipes, geralmente diminutas, alguns desafios:

 

1-     A complexa estrutura informativa dos objetos quando no contexto museológico

 

 Comparando o material de trabalho de museus e bibliotecas, constata-se que de um livro ou de um artigo de periódico, enquanto objetos bibliográficos, basicamente identifica-se suas informações intrínsecas, quais sejam, autor, título e assunto. Ao contrário, no que tange os objetos museológicos, dados referentes a material, técnica, local, data de produção, dimensões, uso, função, estado de conservação, significado, etc... são igualmente fundamentais. Os sistemas de documentação museológica têm, portanto, que identificar e manipular um maior número de categorias de informação.

Além disso, a entrada de dados no sistema não se esgota com o término do processo de registro e catalogação do objeto recém adquirido. Ao entrar para o contexto museológico, como já vimos, o objeto continua a Ter sua vida documentada. Ele muda de lugar, participa de exposições, é restaurado, é referenciado em novas obras bibliográficas, exigindo que o sistema seja permanentemente atualizado ou até mesmo retificado, na medida em que novos dados se tornam disponíveis.

 

2.Equipe de especialistas em função das coleções documentadas e dos assuntos abordados  pêlos museus

 

A identificação das informações intrínsecas dos objetos museológicos requer o trabalho de especialistas. Ao contrário, mais uma vez, dos documentos bibliográficos e alguns iconográficos, sobretudo gravuras, a maioria dos demais objetos criados pelo homem não detém, em si, de modo geral, nenhuma informação legível. Não possuem, por exemplo, uma folha de rosto ou uma legenda para orientar o museólogo.

Por conseguinte, a descrição física dos mesmos exige conhecimento a priori  e a pesquisa em fontes bibliográficas e documentais com as quais a equipe deve estar familiarizada, até mesmo para decodificar marcas e algumas assinaturas legíveis em certos objetos, que funcionam apenas como pistas.

Pode-se acrescentar a estas dificuldades, a grande variedade de tipos de acervo existentes nos museus de história, em cujo universo são encontrados desde de botões, alfinetes, baralhos, chapéus , armas, carruagens, pinturas.....etc......

 

 

 

É  preciso, ainda, identificar as informações extrínsecas que, muitas vezes, são mais importantes que as intrínsecas, na medida em que contextualizam os objetos e reconstituem sua história e, por conseguinte, são a razão de sua presença no museu.

Ora, se a documentação não der conta dessas informações, os museus, sobretudo os de caráter histórico, correm o risco de ser repositórios de objetos sem passado, que só poderão ser analisados e interpretados por suas propriedades físicas, limitando  o trabalho da Museologia / Museografia  de comunicar.

 

Portanto, o levantamento das informações extrínsecas  demandam dos museólogos, além de conhecimento  a priori  e muita pesquisa, um sistema de documentação capaz de garantir que certos dados sejam obtidos antes mesmo da entrada do objeto no museu, ou tão logo ele seja adquirido, se não se quer correr o risco de perdê-los para sempre. São, sobretudo, aquelas informações associadas aos proprietários dos objetos, ao uso que fizeram dos mesmos ou aos lugares ou eventos de que participaram.

 

3-      Equipe familiarizada com as técnicas de armazenamento e recuperação da informação

 

Finalmente, um sistema eficiente de documentação impõe, cada vez mais, a presença de uma equipe conhecedora dos problemas da informação, sobretudo no que diz respeito à sua armazenagem e recuperação, sejam estas de forma manual, sejam de forma automatizada. E, talvez mais do que isso, consciente da necessidade de se alcançar um sistema “transparente”, isto é, um sistema em que qualquer membro da equipe do museu e demais usuários (pesquisadores e público em geral) possam facilmente acessar para obter as informações que desejam, sem precisar passar pêlos meandros de sistemas criados para uso exclusivo de um pequeno grupo e até de uma única pessoa.

Deve-se ter claro, enfim, que a documentação não é um objetivo em si mesma, mas um instrumento essencial para todas as atividades do museu, inclusive as administrativas.

 

 

 

PRÉ- REQUISITOS PARA UM EFICIENTE SISTEMA DE DOCUMENTAÇÃO

 

Analisada a complexidade e a riqueza informativa dos objetos museológicos e os desafios que impõem às equipes encarregadas de sua documentação, gostaríamos  de destacar alguns pré- requisitos indispensáveis ao seu bom desempenho.

Em primeiro lugar, a noção clara de que documentação, mais do que um conjunto de informações sobre cada item da coleção, é um sistema composto de partes inter- relacionadas que formam um todo coerente, unitário, que intermedia fontes de informação e usuários, e se estrutura em função do objetivo de atender às necessidades de informação de sua clientela.

Em segundo lugar, enquanto sistema de recuperação da informação demanda:

 

 

 

 

 

1-      Clareza e exatidão dos dados

 

As informações sobre os objetos devem ser claras e exatas, bem como as mais completas possíveis.

Para exemplificar a importância dessa afirmação nos ocorre, no momento, dois casos:

 

a)      um objeto catalogado como brasão, feito de madeira e pertencente ao donatário de uma das Capitanias hereditárias do Brasil Colonial. Ao perguntarmos sobre essa raridade do século XVI, fomos informados que se tratava de uma réplica  recentemente adquirida. Essa pequeno dado, que muda substancialmente a qualidade do objeto, não estava registrado no sistema.

 

 

    b) uma pintura catalogada sob o título “Um Cárcere” que ao se descobrir a sua

        documentação antiga, verificou-se ser “Um Cárcere: cena da tragédia- Antônio

       José, quinto ato.”

 

Este último exemplo, não só ilustra que o sistema registrou de forma pouco clara  e incompleta a obra em questão, como permitiu que, com o passar dos anos, houvesse perda de informação. No entanto, graças ao título original encontrado e à pesquisa subsequente, pode-se chegar ao dado completo: “Um Cárcere: cena do quinto ato, da tragédia Antônio José da Silva, ou o poeta e a Inquisição, de Domingos José Gonçalves de Magalhães, Barão e Visconde de Araguaia.” Refere-se à prisão  do dramaturgo Antônio José da Silva, o Judeu ( Rio de Janeiro, 1705- Lisboa, 1739), que morreu queimado em praça pública, vítima da Inquisição, em Portugal.

Quanta informação perdida, de menor valor para a pintura enquanto objeto de arte, mas importantíssima enquanto objeto museológico.

 

 

2- Definição dos campos de Informação que irão compor a base de dados de entrada

     no sistema

 

O sistema não só deve poder abrigar um número ilimitado de campos de informação, como estes precisam ser definidos de acordo com a estrutura informativa dos objetos e com as necessidades de informação de seus usuários ( ex: número de identidade do objeto, seu nome, procedência, material e técnica, local e data da produção, autor/ fabricante, etc...)

 

 

3-Normas e procedimentos

 

As práticas de controle de entrada e saída de objetos, de registro, classificação, catalogação, indexação, devem obedecer a normas e procedimentos estabelecidos com a cooperação e o consenso daqueles aos quais irão servir.

Regras e rotinas bem definidas são a garantia do fácil acesso e manutenção do sistema e devem estar consolidados em manuais de serviço.

 

 

 

 

4- Controle de terminologia

 

 

Definido os campos de informação, a entrada de dados, além de clara, precisa e normalizada, deve Ter sua terminologia controlada. O controle da terminologia, na medida em que assegura  sua consistência, impede que as informações relevantes sejam perdidas por que vários termos foram usados para designar uma mesma coisa. Ela se dá através de vocabulários controlados que variam desde simples listas autorizadas de termos até instrumentos mais sofisticados como os “tesauros”.

Campos, por exemplo, como nome do objeto, material, técnica e tema/assunto têm, necessariamente que ter seu vocabulário controlado ,se , se pretende buscas mais rápidas e evitar a perda de informação relevante.

Podemos facilmente ilustrar esta necessidade com os seguintes exemplos:

 

-         papagaio, pipa, pandorga, arraia, cafifa, quadrado, todos esses termos são usados para designar um único objeto/brinquedo;

 

-         argila e barro, termos usados para designar um mesmo material

 

-         Inconfidência Mineira, Conjuração Mineira, termos usados para designar um mesmo tema/assunto.

 

Hoje, a necessidade crescente de serviços de informação e as novas possibilidades tecnológicas introduzidas pelo computador para administrá-los, demandam a padronização e o controle terminológico, que não só aumenta a eficiência daqueles serviços como estimulam o intercâmbio e a cooperação entre eles, seja em nível interinstituicional , regional, nacional ou internacional.

 

 

 5- Catálogos/Índices

 

 

O catálogo geral dos museus, contendo as fichas catalográficas de cada um dos itens da coleção ordenados, normalmente, pelo número de identificação  dos mesmos, embora armazene os dados sobre eles existentes, é de pouco valor para a recuperação da informação, na medida em que só pode ser acessado quando se conhece o referido  número.

Deve, portanto, estar associado a outros catálogos ou índices, que possibilitam o rápido acesso às informações contidas nos outros campos( ex.: catálogo de doador, de autor, de material, técnica, de local de produção), construídos a partir da duplicação das fichas catalográficas  ou de fichas contendo apenas parte dos seus dados, ordenados sob outros critérios, implicam, nos sistemas manuais, em muito trabalho.

 

 A principal vantagem dos sistemas automatizados é justamente sua capacidade de recuperar informação e a rapidez com que atualizam e corrigem dados, eliminando o trabalho repetitivo de manutenção e atualização dos catálogos/índices manuais.

  

6-      Numeração dos Objetos

 

Por mais sofisticado que seja um sistema de documentação, ele se torna completamente inoperante se os objetos perdem seu número de identificação. O número é a ponte entre o objeto e a sua documentação.

A numeração, portanto, deve ser a mais simples possível e sua legibilidade nos objetos deve ser  checada periodicamente, tendo-se cuidado extra quando os objetos saem para qualquer uso fora de seu local permanente de armazenagem, sobretudo quando para restauração ou exposição.

 

 

7-      Segurança da Documentação

 

A manutenção do sistema deve ser prevista a segurança da documentação. A destruição das informações, sobretudo as de natureza  extrínsecas, quaisquer que sejam as causas, pode significar a perda definitiva e irreparável da história dos objetos.

 

 

Considerações Finais

 

 

ORNA & PETTITT ( 5), em obra publicada em 1980, citam um autor do Canadá que faz a seguinte afirmação, aplicável a muitos países :

 

“Na média dos museus, a documentação, por si, não é prioridade , provavelmente por ser  invisível. A documentação é produto de várias pessoas: registradores, curadores, conservadores, etc... .Por isso, ela varia de acordo com os interesses profissionais, assim como com os pontos de vista pessoais dos indivíduos envolvidos. O resultado é que a documentação dos acervos é, geralmente muito desigual e raramente integrada num sistema completo.”( 6)

 

O Brasil  não foge a esse quadro e esta talvez seja a razão pela qual tudo que foi dito anteriormente, apesar de parecer óbvio, não é. A prática da maioria dos nossos  museus ainda esta longe de assegurar que seus acervos e respectivas informações sejam bem documentadas e facilmente recuperáveis.

Há, entretanto, uma preocupação crescente com o caos documental. A existência de museus cheios de objetos pobremente documentados, as exigências administrativas de maior

 

 

 

 

controle no que diz respeito  aos documentos legais de aquisições e empréstimos de acervo, o surgimento, em muitos museus, do departamento de registro e da figura do registrador, as recentes mudanças na orientação da Museologia/Museografia, tradicionalmente centradas nas propriedades físicas dos objetos, no sentido de preservar também as informações referentes aos contextos dos mesmos, e uma maior consciência do papel social dos museus, são alguns dos fatores que têm levado a se repensar o papel da documentação e dar-lhe a devida importância.

A documentação de acervos museológicos é uma atividade, sobretudo de natureza prática que pode encontrar apoio em outras áreas do conhecimento, como a Biblioteconomia, a Ciência da Informação e a Informática. A aplicação de técnicas oriundas dessas áreas deve ocorrer, no entanto, sempre dentro de uma abordagem museológica.

Não basta, porém, adquirir novas técnicas, muitas vezes ultrapassadas ou distanciadas de nosso contexto sócio – cultural. É preciso refletir sobre os aspectos teóricos da Museologia, sobre o museu enquanto instituição social e sobre a necessidade de informação daqueles a quem serve.

 

 

NOTAS E REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 

 

1. MENSCH, Peter van. A struetured approach to museology. In: Object Museum, Museology na eternal triangle, Reinwardt Cahier. Leiden Reiwardt Academy, 1987

 

 

2 --------------------------.Museology and the object as data carrier, in: idem......

 

 

3. -------------------------& POUW, Piet & SCHOUTEN, Frans. Artigo sem título publicado em Cadernos Museológicos,n. 3 : 57-65, out., 1990

 

4. Museum Documentacion System: pratical museum documentacion,1981,:188

 

5. ORNA , Elizabeth & PETTITT, Charles.Information handling in: Museum,1990,190p,:2.

 

6. REINWARDT ACADEMY .Higher Vocational College of Museology.1986,cap.5.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA

 

 

INVENTÁRIO

  

O Inventário  é o instrumento legal de posse dos objetos  de uma coleção permanente de um Museu, além de ser a garantia do patrimônio constituído de uma instituição museológica. Esse instrumento oferece um quadro exato das aquisições, visto que , apresenta uma posição sobre o acervo de forma coletiva,

onde todos os objetos devem estar inventariados.

 

O inventário não deve ser confundido com o catálogo, em princípio, o inventário é administrativo e o catálogo é científico. O inventário deve ser elaborado após a marcação dos objetos e por ser coletivo os itens devem responder as informações que possam ser respondidas para todos os objetos, pois não podemos deixar itens em branco.

 

Ao abrir o inventário que é um livro de atas , devemos colocar o Termo de Abertura do instrumento para registrar o porque , pra que , por quem e quando o

livro foi elaborado. O inventário deve ter itens que sejam permanentes, isto é, não mudem as informações  freqüentemente.

 

Por ser um instrumento de controle de acervo,  recomenda-se que seja feito uma cópia e o original guardado para segurança das informações e dos objetos. Toda a escrituração do inventário deve ser feita de caneta preta e os espaços em branco devem ser anulados com caneta azul em traço contínuo, para evitar que informações indevidas sejam colocadas.

 

Os itens devem ser escolhidos levando-se  em conta as informações que são importantes de serem preservadas coletivamente,  enquanto características dos objetos da coleção do museu. E excluir itens que não são permanentes, tais como,

Estado de conservação, valor, seguro da peça.

 

Itens que podem constar num inventário:

 

a)obrigatórios – número do objeto, nome do objeto e observações

 

b)opcionais – época, modo de aquisição, autor, procedência, origem, data de registro, data de aquisição ou de entrada, material, numeração anterior, outros números, coleção, grupo étnico, quadra, classificação genérica, função.

UNIVERSIDADE FEDERAL DA BAHIA

FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS HUMANAS

DEPARTAMENTO DE MUSEOLOGIA

FCH 337 – CLASSIFICAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

 

 

MARCAÇÃO DOS OBJETOS

 

 

A marcação é um procedimento que permite a colocação do número de registro no  objeto e seus desdobramentos , de acordo com a composição física de cada  peça. Assim, devemos observar a aplicação do numero, considerando o que esta colocado nos itens abaixo:

 

 

      a)Objetos em pedra, madeira, metal, couro, cerâmica ou vidro com

       superfície NÃO porosa :

 

A depender da cor do objeto, para aplicar o número  deve-se usar guache branco ultra fino, ou tinta da china.

Marca-se o número com caneta rotring diretamente na peça, depois de seco, aplica-se uma camada de verniz para impermeabilizar e proteger o número.

 

 

b)Objetos em pedra, metal, couro, cerâmica ou vidro COM superfície

 porosa :

 

 Aplicar  primeiro uma camada de verniz no local onde será colocado o número, deixar secar, marcar o número com caneta rotring com tinta da china

Após essa operação ,depois de seco o número aplicar em cima uma camada de verniz para proteger o número.

 

 

c)Têxteis

 

Nunca aplicar o número diretamente no tecido. Confeccionar etiquetas de linho ou algodão aplicar  o número com carimbo ou caneta de tecido na etiqueta ou fazer o número bordado, após esse procedimento costurar a etiqueta com linha de seda e agulha sem ponta no objeto (tecido).

 

 

d)Desenhos, gravuras e estampas

 

Será marcado o número com lápis HB2 ou lápis cera, inclusive deve ser marcado a moldura que acompanha o objeto. Sendo a moldura em madeira, utilizar o procedimento das letras a ou b.

 

 

e)Ferro

 

Utiliza-se para a marcação plaquetas metálicas gravadas ou confeccionadas em papel com ph neutro desenhando o número com a rotring e protegendo com contacte para evitar o desgaste do papel.

 

 

f)Prataria e ouriversaria

 

Utiliza-se a etiqueta de joalheiro  em prata com o número do objeto gravado. Ou o número e colocado em etiqueta de papel com a rotring e protegido com o papel contacte e colocado na peça com linha de seda.

 

 

Material usado para marcação

 

- Caneta rotring (penas 0.1, 0.2, 0.4....)

 

- Verniz crylover ou

 

- Esmalte incolor(base de unha)

 

- Agulhas com e sem pontas

 

- Lápis cera e HB2 e HB6

 

-  Cartolina

 

- Guache branca

 

- Linha de seda , de algodão e fio zero

 

- Pincel, Papel contacte e tesoura

 

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